Alle Jahre wieder – „Annual Planning“…

“The same procedure as last year, Miss Sophie?” … So sehr die Antwort auf der Zunge liegt, sollte sie im Hinblick auf die jährliche Planung der strategischen Unternehmensziele und -Projekte kurz dort geparkt werden.

Wurde im letzten Jahr auf die richtigen Ziele fokussiert? Wurden die richtigen Massnahmen und Projekte mit dem richtigen Zeithorizont geplant? Konnten alle Projekte erfolgreich und innerhalb Zeit & Budget mit den vorgesehenen Ressourcen umgesetzt werden? Hat sich der versprochene Benefit eingestellt? War die „Business Continuity“ im „Tagesgeschäft“ jederzeit gewährleistet?  Sollte eine der Fragen nicht mit einem klaren „Ja“ beantwortet werden können, ist „The same procedure as last year… “ möglicherweise die falsche Antwort.

Wurden Fehler in der strategischen Planung und Umsetzung gemacht, verursacht dies substantielle Kosten und Risiken für ein Unternehmen, neben dem Effekt, dass das jährliche „Offsite“ wohl für die Katz‘ war und viele Leute ihre teure Zeit in der Planung und Umsetzung „verbraten“ haben… Die Gründe für Fehler reichen  von schlecht definierten Zielen über falsche / schlecht umsetzbare Massnahmen bis zu Über-Ambition und Fehlplanungen in der Ressourcen-Allokation.

Grund genug, um über Alternativen zur „Same Procedure“ nachzudenken. Einerseits, um die Prioritäten richtig zu setzen, und andererseits die passenden Massnahmen und Projekte zu definieren, zu planen und erfolgreich umzusetzen.

Wichtig ist zuerst ein umsetzbares „Design“ der Ziele und Massnahmen, unter Berücksichtigung der verfügbaren Zeit, Ressourcen, Budgets – und aller Abhängigkeiten zwischen den diversen Tätigkeiten. Die Planungs- und Review-Zyklen sollten Unternehmens- und Branchen-gerecht aufgesetzt sein, die „agilen“ Elemente und das „Tagesgeschäft“ müssen reibungslos integriert werden können.

Eine mögliche Lösung liegt in einem einfachen und leicht steuerbaren „Road Map“ Ansatz wie oben abgebildet, der die Planung, Umsetzung und das Monitoring in den regulären Management Prozess integriert.

Der abgebildete „Road Map“ Ansatz startet mit einem gut strukturierten und moderierten „Annual Planning“ Workshop, welcher in den jährlichen Planungsprozess integriert werden kann. Die Ergebnisse daraus fliessen in eine zielorientierte und umsetzbare Massnahmen- und Projekt-„Road Map“, welche wiederum durch den regulären Management Zyklus und ein eigenverantwortliches Monitoring auf Kurs gehalten wird. Über’s Jahr verteilte Reviews fokussieren auf die kurzfristige Detailplanung sicher und justieren die „Road Map“ gemäss Fortschritten und der „Grosswetterlage“ neu.

Der „Road Map“ Ansatz hat sehr gut geklappt in Situationen mit diversen parallelen Projekten und/oder Schwierigkeiten, die strategische Planung und die Umsetzung zusammenzubringen. Es ist ein schlanker, „minimal invasiver“ Prozess, der natürlich keine ausgegorene Strategie ersetzen kann, aber dafür hilft, die Planung in den Griff zu bekommen – und für alle Ebenen transparent, leicht handhabbar und verständlich ist.

Weitergehende Ansätze liegen zum Beispiel in einem „kaskadierten“ Strategie / Planungs-Ansatz, welcher die Strategie- und Umsetzungszyklen synchronisiert und auch agile Elemente gut integrieren kann.

Welcher Ansatz gewählt wird, ist wie immer stark vom Unternehmen, der Branche und vielen individuellen Faktoren abhängig. Wichtig ist der Fokus auf umsetzbare Ziele und Massnahmen, eine klare Priorisierung und die Sicherstellung einer „Road Map“, welche gut geplant ist, alle Abhängigkeiten integriert, und gemanagt wird. Als Teil des Ansatzes sollte dieser selbst regelmässig weiter optimiert werden. Ist dies erfolgreich etabliert, ist auch „The same procedure as every year, James“ wieder eine valable Antwort!

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